فهرست مطالب این مقاله
نکات مدیریت زمان برای صاحبان مشاغل کوچک
مدیریت زمان در کسب و کار : مدیر عامل، مدیر، منابع انسانی، مسئول پذیرش… داشتن کسب و کار شخصی اغلب به معنای استفاده از کلاه های زیاد است. وقتی ساعات کافی در روز وجود ندارد، این نکات مدیریت زمان را امتحان کنید تا چند وظیفگی را آسان تر کنید.
هفته پیش رو برنامه ریزی کنید
برنامه ریزی در هفته کلید مدیریت زمان خوب است. چه یک کسب و کار تک نفره که از خانه کار می کنید یا یک استارت آپ در حال رشد. ایجاد یک برنامه برای هفته به شما این امکان را می دهد که از قبل برنامه ریزی کنید و زمان خود را به گونه ای تنظیم کنید که بتوانید وظایف را اولویت بندی کرده و مجدداً اولویت بندی کنید. همه اینها در حالی که سطح استرس خود را کاهش می دهید تا شروع شود.
ضرب الاجل ها و مشاغل فوری باید نحوه سازماندهی وظایف را در طول هفته مشخص کنند. به عنوان مثال ، اگر در روز پنج شنبه یک محصول بزرگ دارید ، روزهای منتهی به آن را به روزهای تولید تبدیل کنید و کارهای غیر فوری اما مهم مانند مدیریت و جلسات را برای جمعه بگذارید. در صورت تغییر ناگهانی اولویت ها، آماده سازماندهی مجدد برنامه خود باشید. آن را به عنوان یک «طرح A» یا کاری در حال پیشرفت در نظر بگیرید تا چیزی که سنگ تمام گذاشته شده است.
1. گروه بندی وظایف بر اساس پروژه یا نوع
یکی از موثرترین استراتژی های مدیریت زمان برای برنامه ریزی هفته، گروه بندی وظایف است. ترتیب دادن فعالیت های مشابه یا مرتبط با هم در یک روز می تواند مفید باشد، به طوری که از چیزی به چیز دیگری نمی پرید و می توانید روی اهداف خاصی که باید به آن برسید تمرکز کنید.
به عنوان مثال، ممکن است یک روز کامل را به کار بر روی کارهای بازاریابی مانند رسانه های اجتماعی و نوشتن خبرنامه خود اختصاص دهید، زیرا وظایف به یکدیگر مرتبط می شوند و می توانید جریان خلاقیت خود را به طور همزمان روی چندین چیز اعمال کنید. به خاطر داشته باشید که این رویکرد مدیریت زمان برای مشاغل روشمند نیز کار می کند. ممکن است یک بعدازظهر را صرف صورت حساب ها کنید، که به صورت دسته ای سریع تر خواهد بود، زیرا همان مراحل تکرار می شوند و هرچه پیش می روید سریع تر می شوید.
2. یک برنامه روزانه ایجاد کنید
یک الگوی خوب باید وزن یکسانی برای هر روز داشته باشد و فضای کافی برای نوشتن چند کلمه در مورد هر کار یا هدف داشته باشد. البته نه خیلی زیاد.
اگر یک کسب و کار تک نفره هستید و دوست دارید روی کاغذ برنامه ریزی کنید ، می توانید از یک نوت بوک برای پیگیری هفته خود استفاده کنید و مطمئن شوید که برنامه شما همیشه در دسترس است.
3. برای حواس پرتی برنامه ریزی کنید
برنامه ریزی برای بهره وری و تمرکز برای هر ساعت از روز واقع بینانه نیست ، بنابراین خود را در معرض شکست قرار ندهید. بهترین سیستم های مدیریت زمان همه چیز در مورد تعادل هستند! در عوض ، انتظار داشته باشید که حواس تان پرت شود ، دچار اختلال شوید و با چالش ها و فرصت های غیرمنتظره مواجه شوید. وقتی برای هفته پیش رو برنامه ریزی می کنید، «زمان وقفه» را اضافه کنید. نسبتی از روز که انتظار ندارید هر لحظه را صرف انجام کار کنید.
بنابراین اگرچه ساعات اداری شما ممکن است 9 تا 5 با یک ساعت برای ناهار باشد، می توانید به طور واقع بینانه یک ساعت از کل آن کم کنید. با این حال، آن را به عنوان زمان تلف شده در نظر نگیرید. چیزی که به نظر می رسد یک تاخیر خسته کننده به شما کمک می کند ذهن خود را تازه کنید و حتی ممکن است لحظه ای باشد که الهام گرفته می شود.
4. در کارهای عمیق فرو بروید
ایده کار عمیق این است که شما آگاهانه روی کار خود تمرکز کرده و توجه خود را به دور از حواس پرتی آموزش دهید. برای دستیابی به آن، باید بتوانید زمانی را اختصاص دهید که از جلسات و سایر تعهدات خلاص شوید و بتوانید به طور کامل روی یک کار تمرکز کنید.
زمانی را برای کار عمیق در برنامه هفتگی خود قرار دهید و با جلوگیری از حواس پرتی و وقفه، از اهداف خود حمایت کنید. علامت «مزاحم نشوید» و پاسخ خودکار ایمیل شروع خوبی برای اعمال این استراتژی مدیریت زمان است.
کار روزانه خود را سازماندهی کنید
یک روز کاری معمولی برای صاحبان مشاغل کوچک چگونه است؟ یک پاسخ متداول این است که هیچ روز معمولی وجود ندارد. فعالیت های مختلف و هیجان انگیز نشانه بارز زندگی به عنوان یک کارآفرین است. اما این بدان معنا نیست که نمی توانید زمان خود را سازماندهی کنید. یک برنامه روزانه ارزشمند است حتی اگر تغییر کند، زیرا می تواند به شما کمک کند اولویت ها، ضرب الاجل ها و پیشرفت خود را در اهداف بلندمدت پیگیری کنید. همانند رویکرد هفتگی شما، ترفند این است که به جای یک جدول زمانی سفت و سخت، برنامه ای روان داشته باشید که بتواند با چیزهای جدید منعطف و سازگار شود.
در اینجا چند نکته دیگر برای مدیریت زمان وجود دارد که به شما در برنامه ریزی برای گذراندن روز کمک می کند.
1. اولویت ها را با لیست کارهایی که باید انجام دهید کنترل کنید
یک کلاسیک مدیریت زمان، کارها فهرستی از کارهایی است که می خواهید یا باید در طول روز انجام دهید، بر اساس اولویت سازماندهی شده است. فوری ترین و مهم ترین چیزها باید در بالا باشد و چیزهای کمتر مهم یا قابل تعویق به سمت پایین. اما به خاطر داشته باشید، یک لیست طولانی از کارهایی که باید انجام دهید فقط باعث استرس غیر ضروری شما می شود. برخی از کارشناسان توصیه می کنند که فهرست کارهای روزانه را تا 6 مورد کاهش دهید، و برخی دیگر به 3 مورد توصیه می کنند.
برای پیگیری کارهایی که در طول روز انجام می دهید، از یک چک لیست استفاده کنید و در حین پیش روی آنچه را که تکمیل کرده اید علامت بزنید. شما حتی می توانید لیست کارهایی که به صورت سفارشی انجام می شود را در نوت بوک خود تهیه کنید.
2. تلاش های خود را با مسدود کردن زمان هدف قرار دهید
مسدود کردن زمان یک تکنیک مدیریت زمان است که بسیاری از صاحبان مشاغل کوچک آن را مفید می دانند. این تمرین تقسیم کارتان به بخش های اختصاصی از زمان است. برعکس چند وظیفه ای، که در آن توجه به طور ناکارآمد در چندین فعالیت به طور همزمان پخش می شود. ایده این است که با تمرکز بر یک چیز در یک زمان، می توانید توجه و انرژی را به هر کار اختصاص دهید و آن را سریعتر و با استاندارد بالاتری انجام دهید.
برای مسدود کردن روزتان، باید ساعت هایی را که در دسترس دارید برنامه ریزی کنید و آن ها را به مواردی در فهرست کارهایتان اختصاص دهید. برای مدیریت موثر زمان، لزوماً مهم ترین کار فهرست را اول صبح انجام نمی دهید. در عوض، باید وظیفه اصلی خود را به بخشی از روز اختصاص دهید که می دانید بیشترین بهره وری را خواهید داشت. اگر یک فرد صبحگاهی هستید، این می تواند اولین چیز باشد. اگر جغد شب هستید، اواخر بعد از ظهر ممکن است زمانی باشد که واقعاً گام بردارید.
اگر بعد از ناهار احساس خواب آلودگی می کنید ، اکثر ما چنین می کنیم ، آن زمان را صرف کارهای ضروری اما کم تحمل مانند کاغذبازی یا برگه های زمانی کنید.
3. برنامه ریزی روزانه و هفتگی را از هم جدا کنید
این یک عادت خوب برای شروع مدیریت زمان موثر است. مهم است که تفاوت بین برنامه روزانه و هفتگی را بدانید، زیرا هر کدام به روش خود برای تجارت شما ارزشمند هستند. برنامه روزانه شما شامل اهداف “تجارت به طور معمول” مانند پاسخ دادن به ایمیل ها و تماس های تلفنی، شرکت در استندآپ های روزانه تیم و سایر کارهای معمول خواهد بود. آنها در طول روز زمان شما را می گیرند و باید در نظر گرفته شوند، اما نیازی نیست که آنها را در یک برنامه ریز هفتگی قرار دهید.
برنامه هفتگی شما دید وسیع تری از زندگی کاری خود به شما می دهد و به شما امکان می دهد وظایف را در طول هفته مدیریت کنید. آنچه در برنامه روزانه شما اتفاق می افتد می تواند بر برنامه هفتگی تأثیر بگذارد.
3 نکته بهره وری برای مدیریت خوب زمان
همه ما آن روزها را داشته ایم که ساعت 4 بعدازظهر از خواب بلند می شویم و می گوییم «زمان کجا رفت؟» مهلت های من نزدیک است! برای اینکه این لحظات را به حداقل برسانید، در اینجا چند راه برای ایجاد مدیریت زمان خوب وجود دارد.
1. عوامل حواس پرتی خود را بشناسید
همه ما مستعد این هستیم که از اهداف خود دور شویم و به لطف حواس پرتی های دیجیتالی زندگی مدرن، متمرکز ماندن چالش برانگیزتر از همیشه است. به چیزهایی که اغلب توجه شما را جلب می کنند توجه کنید. ممکن است باز بودن بیش از حد تب های جالب مرورگر روی صفحه نمایش شما باشد، به طوری که شما از کار خارج شده و شروع به خواندن یک وبلاگ یا خبر کنید. یا ممکن است هر بار که در یک چت گروهی پیامی دریافت می کنید، تلفن شما با چشمک زدن یا لرزش ذهن شما را از کار دور می کند.
هنگامی که چیزهایی را که به طور مکرر توجه شما را می دزدند، مشاهده کردید، می توانید تا زمانی که وظیفه خود را انجام دهید، برای حذف آنها اقداماتی انجام دهید. گوشی خود را در یک کشو بیندازید، هر برگه را ببندید، به جز برگه ای که برای کارتان نیاز دارید، یا اگر وسوسه می شوید که وقت خود را به چت بگذرانید، هدفون بگذارید. با گذشت زمان، عادات خوبی مانند اینها خودکار می شوند.
2. از تلاش برای انجام کارهای بیش از حد به یکباره محتاط باشید
اگر چیزهایی که باعث کاهش بهره وری شما می شود، کمتر با از دست دادن تمرکز و بیشتر به وقفه مربوط می شود، ممکن است خود را خیلی لاغر کرده باشید. معمولاً برای افرادی که به دنبال کسب و کارهای رو به رشد هستند، تقاضاهای رقابتی زیادی برای زمان خود دارند. شلوغ بودن خوب است، اما مهم است که توجه داشته باشید که می توانید به نقطه ای برسید که خود را خسته کنید، اما به نتایجی دست یابید که آن را توجیه کند.
به خود یادآوری کنید که تفاوت بین استرس و مشغله بودن و بهره وری بالا را متوجه شوید. یک سیستم مدیریت زمان خوب باید به شما کمک کند تا استرس را از بین ببرید و همه چیز را قابل مدیریت تر کنید. به آنچه به دست آورده اید و همچنین میزان سختی کار خود نگاه کنید و مطمئن شوید که نتایج مثبتی را که سزاوار تلاش خود هستید به دست می آورید. مدیریت یک کسب و کار کوچک می تواند فوق العاده استرس زا باشد. تصمیم به کار هوشمندانه تر به جای سخت تر نیز می تواند باعث شود که کنترل بیشتری داشته باشید و برای سلامت روان شما بهتر است.
3. برای شارژ مجدد وقت بگذارید
در نکته ای مشابه، درست است که بهره وری مستلزم استراحت و همچنین کار سخت است. اگر برنامه شما شامل چند ساعت کار و چندین دوره استراحت باشد، شما با تعدادی از بزرگترین موفقیت های تاریخ همراه هستید. برای مثال، چارلز داروین به یک چرت بعدازظهر نیاز داشت و در طول یک روز کاری به آرامی در خارج از منزل پیاده روی می کرد. این یک تکنیک مدیریت زمان موثر است!
زمان صرف شده در مقابل صفحه نمایش را مدیریت کنید. طبق گفته اداره بهداشت و ایمنی دولت بریتانیا، باید هر ساعت پنج یا ده دقیقه به صفحه نمایش استراحت دهید. کم و اغلب بهترین راه برای استراحت است، زیرا این به شما کمک می کند تا احساس شادابی بیشتری داشته باشید. برخی از دوره‌های استراحت عمدی در طول برنامه کاری تان به شما زمان و فضا می دهد تا در مورد اهدافتان فکر کنید، ایده ها را توسعه دهید و به مغزتان این امکان را می دهد که بین چیزهایی که یاد گرفته اید یا مشاهده کرده اید، ارتباطات جدیدی برقرار کند. از برداشتن پای خود از روی گاز نترسید. در روزی که فکر می کنید از انجام هیچ کاری دلسرد هستید، می توانید کارهای بزرگی انجام دهید.
چگونه کارایی خود را افزایش دهیم
کارایی چیست؟
آیا کارایی همان بهره وری نیست؟ در واقع، آنها بسیار متفاوت هستند، و حتی گاهی اوقات می توانند علیه یکدیگر کار کنند. به بیان ساده:
- بهره وری مربوط به حجم کاری است که تولید می کنید و کارایی مربوط به کیفیت آن کار است. بنابراین اگر شرکت شما کوکی درست می کند، بهره وری شما به تعداد اقلامی است که می توانید در یک روز بپزید.
- کارایی این است که وقتی مشتری شما آنها را گاز می گیرد چقدر خوشمزه هستند، چقدر انرژی برای پخت آنها صرف شده است، یا چقدر باید برای مواد اولیه خرج کنید تا به نتایج عالی برسید.
احتمالاً ناگفته نماند که بهره وری و کارایی هر دو برای هر کسب و کاری ضروری هستند و می توانند تأثیر زیادی بر یکدیگر داشته باشند. ایده بهره وری مولد در برخی از مشاغل استفاده می شود، به این معنی که این دو مورد به طور همزمان اندازه گیری می شوند. در این سناریوها، مدیران تعداد کل محصولات تکمیل شده در یک زمان معین را اندازه گیری می کنند و محصولات ناکارآمد را از آن کل کسر می کنند. بنابراین اگر برخی از محصولات زیر یک آستانه کیفیت خاص قرار گیرند، شمارش نمی شوند.
درک این موضوع در شرایط تولید آسان تر است، جایی که یک کسب و کار محصولات فیزیکی دارد که می توانند از بین بروند یا شکست بخورند. اما می تواند در مقیاس کوچک نیز اعمال شود، از جمله شرکت هایی که به جای محصولات خدمات ارائه می دهند. نکته کلیدی برای اندازه‌گیری کارایی از این طریق، تعریف استاندارد کیفیتی است که می خواهید به آن پایبند باشید، خواه رضایت مشتری، تحویل به موقع یا بررسی ها و رتبه بندی ها باشد. اگر واحدهای کاری شما (اعم از پروژه ها، محصولات یا موارد دیگر) استاندارد را رعایت نکنند، نادیده گرفته می شوند.
چگونه می توانم کارآمدتر باشم؟
بهبود کارآیی یک کار استراتژیک است که اغلب به معنای کاهش سرعت و عقب نشینی از کار است. اگر علاقه مند هستید که کارایی را به ابرقدرت خود تبدیل کنید، به نحوه انجام کارها نگاه کنید و ببینید کجا می توانید روش ها، عادات و رفتارهای خود را بهبود ببخشید تا به نتایج بهتری برسید.
یکی از مثال هایی که برای کارآفرینان در همه جنبه های زندگی صدق می کند، خواب است. 8 یا 9 ساعت خواب کامل هر شب می تواند تمرکز، انگیزه، خلق و خو و توانایی یادگیری شما را بهبود بخشد. اگر یک کسب و کار تک نفره هستید، اولویت دادن به خواب راهی برای بهینه سازی خودتان است. می توانید با خواب کافی مغز خود را کارآمدتر کنید تا کیفیت کاری که انجام می دهید بالا باشد، ساعت های کمتری طول بکشد و زمان بیشتری برای پروژه های پرشور خود داشته باشید.
از منظر مدیریت زمان، اهداف شما دستیابی به بهترین کیفیت کاری است که می توانید در مهلت مقرر خود داشته باشید و با هر شانسی، در عین حال بهره وری خود را افزایش دهید. در اینجا چند راه وجود دارد که می توانید کارایی را در یک کسب و کار کوچک افزایش دهید:
1. از انجام چند کار خودداری کنید
ممکن است لازم به نظر برسد، اما تا آنجا که ممکن است در مقابل میل به جابجایی بین چندین فعالیت در طول روز کاری مقاومت کنید. تمرکز مجدد روی یک کار زمانی که به آن تغییر می کنید و از آن خارج می شوید زمان می برد، بنابراین سعی کنید تا آنجا که می توانید کار را به بلوک های سازمان یافته تقسیم کنید.
2. محیط خود را بهینه کنید
با به حداقل رساندن حواس پرتی، سر و صدا و استرس، مطمئن شوید که فضای کاری شما برای تمرکز مناسب است. ایستگاه کاری یا ایستگاه های کاری خود را برای حالت راحت، پایدار و آزادی حرکت راه اندازی کنید. افراد، ابزارها و مواد را به صورت فیزیکی در فضای کاری خود سازماندهی کنید تا انجام کارها بدون مرتب کردن مجدد همه چیز و همه افراد آسان باشد. همه چیز در مورد صرفه جویی در زمان و تلاش است.
3. وظایف را به دیگران محول کنید
اگر تیمی را مدیریت می کنید، از آنها عاقلانه استفاده کنید. به احتمال زیاد، در واقع نیازی نیست در هر جلسه حضور داشته باشید! از نقاط قوت و ضعف خود و همچنین آنها آگاه باشید، بنابراین می توانید کارهایی را که زمان زیادی از شما می گیرد به فردی که می تواند آن ها را سریع تر انجام دهد، محول کنید. این در مورد تخصص و تجربه نیز صدق می کند. اگر در تیم خود اطلاعات آماری دارید، آنها شخصی هستند که باید به تجزیه و تحلیل وب سایت شما بپردازند، نه صاحب کسب و کاری که زمانش را بهتر صرف استراتژی رهبری یا توسعه خلاقانه می کند. انتساب افراد مناسب به مشاغل مناسب، کلید بهره وری کارکنان است. اگر به تنهایی کار می کنید، استخدام یک فریلنسر یا شراکت با شخصی را در نظر بگیرید که می تواند به کاهش حجم کاری شما کمک کند و مهارت های جدیدی را به کارتان بیاورد.
4. از فناوری برای خودکارسازی استفاده کنید
خودکار کردن کارهای روتین برای زندگی کاری شما معجزه می کند. استفاده از ربات های چت برای پاسخگویی به سوالات خدمات مشتری، یا استفاده از نرم افزار برای مدیریت رزرو و فروش، صرفه جویی در زمان بسیار خوبی برای انسان های پرمشغله است.
امیدواریم نکات مدیریت زمان ما به شما کمک کند تا از ساعات کاری ارزشمند خود نهایت استفاده را ببرید. برای تنظیم برنامه هفتگی خود آماده اید؟ برای تمام پروژه های خلاقانه و کارهای روزانه خود از یک نوت بوک جدید و زیبا استقبال کنید.